噗噗聊聊 EP121.小壁虎全招啦：替未來節省時間(下）【小壁虎全招】
在忙碌的教學與生活中，我一直在尋找能讓自己更有效率、減少分心的方法。作為一位教育工作者，我深知時間管理的重要性，也經歷過瞎忙、拖延與分心的掙扎。這次，我想和大家分享我在「替未來節省時間」這條路上，如何透過筆記管理和標籤系統，讓工作與生活變得更輕鬆的具體做法。
從「間歇筆記」開始，克服分心與拖延
我在YouTube頻道上學到一個叫做「間歇筆記」的方法，這對我這種容易分心的人來說，幫助非常大。工作時，我常常在從一件事切換到另一件事的過程中分心，比如突然想滑手機、看Facebook或處理信件。其實這個切換過程大約需要七到八分鐘，如果沒有好好掌握，很容易就被外界干擾。
「間歇筆記」的做法是：當我完成一項工作，比如說點完公文到下午兩點半，我會在筆記本上寫下「兩點半公文點完了，接下來我要開始做簡報」。這句話既是自我激勵，也是一種提醒，讓我不會忘記接下來的工作重點。這樣的書寫方式，幫助我立刻銜接下一件事，避免因為分心而浪費時間。
此外，我還會在待辦事項清單中，畫上一條「截止線」，標示今天預計完成的任務數量，並在旁邊寫上「可以去聊天了」這樣的鼓勵話語。這不僅幫助我掌握工作進度，也讓我在完成目標後，能心安理得地放鬆。
空白筆記本的魔力：靈感與臨時事項的收納
我使用的紙本筆記本沒有固定的日期或格子，完全是空白的。這是因為我發現自己很難用預設格式的筆記本，有時候靈感一來，我需要在旁邊隨手寫下想法，不會立刻去處理或分散注意力。
舉例來說，當我在做一個課程簡報時，突然想到一個點子，我就會馬上寫下來，等到真正要製作簡報的時候，再回頭看這些靈感，避免中斷當下的工作流程。
同時，當遇到臨時被打斷的狀況，比如小朋友突然來問借書證，我也會把這些雜事寫在筆記本的空白頁上，等到有空的時候再集中處理，這樣能避免被打斷後忘記該做的事情。
數位筆記的優勢：用Notion管理複雜任務與內容
除了紙本筆記，我也大量使用數位筆記來管理我的教學與工作內容。這些數位筆記主要放在Notion裡，因為它不僅可以記錄任務，還能從不同角度來看待事情，這是我選擇Notion而非其他筆記軟體的最大原因。
以我負責的畢業典禮準備為例，過去我會分散在多個Word檔案中管理通知、流程、物品準備等，結果常常找不到檔案或內容重複。現在我把所有相關資料整合到Notion的任務筆記本中，並用碎念式的方式記錄所有想到的事項。
我會分四個主要標題來整理：
- 目前的現況與任務狀態，例如通知老師、確認參加學生人數。
- 需要解決的問題，像是學生服裝、走路路線等細節。
- 具體的行動計劃，例如擬定通知單、準備畢業證書。
- 特殊備註，記錄特別的狀況或反省，比如這次沒有收到住宿費，下次是否還要繼續合作。
這樣的系統讓我明年再接手類似工作時，可以直接複製、修改並延續去年的資料，省下大量的準備時間。
標籤系統的靈活應用：多角度快速搜尋與篩選
Notion的另一項強大功能是標籤系統。我會根據課程年級、課綱指標、教學策略等不同角度，為筆記加上標籤。這樣在整理課程或尋找特定內容時，可以快速篩選出符合條件的資料。
例如，我想找符合特定課綱指標的課程內容，只要用標籤篩選，就能立刻看到相關課程，這大大提升了工作效率，也讓課程設計更有系統性。
教學研習管理：詳細記錄聯絡與課程規劃，避免遺漏
講師的研習管理往往是個容易遺漏細節的工作，尤其是研習計畫往往在半年甚至一年之前就敲定，過程中容易忘記重要訊息。
因此，我會特別建立一個研習筆記本，記錄以下四大重點：
- 聯絡來源：記錄是誰聯絡我、用什麼管道（mail、Line、Facebook）聯繫，還會截圖保存，方便日後查找。
- 聯絡內容：包括討論的課程內容、交通費、住宿費等細節，確保不遺漏。
- 課程規劃：記錄課程設計的想法、簡報使用等，方便未來再次使用或微調。
- 特殊備註：例如主辦單位是否給住宿費、老師的反饋與心情，做為未來合作的參考。
這種細膩的管理方式，讓我避免因為資訊遺失而影響教學質量，也幫助我找回過去被忽略的鐘點費，曾經因此追回三筆款項。
替未來節省時間的心得與建議
經過六年的行政與教學經驗累積，我發現自己越來越輕鬆，因為很多事情不再需要用大腦去記憶，而是透過系統化的筆記與標籤管理來處理。大腦應該用來思考，而不是當作記憶的倉庫，這是我一直以來的信念。
我知道自己的弱點是容易分心、想到什麼就想做什麼，因此我特別設計了這套筆記系統來幫助自己，讓工作流程更順暢，生活也更有節奏感。這些方法不僅適用於教育工作者，也適合任何想要提升時間管理效率的人。
最後，我想提醒大家，筆記不只是記錄，更是為未來節省時間的利器。每一次的筆記都是為下一年、下一次的工作做準備，累積起來，會讓你越來越輕鬆，越來越有掌控感。
結語
希望我的分享能夠啟發你開始建立自己的筆記系統，無論是紙本還是數位，都能找到適合自己的方法。記得，管理好你的工作與生活節奏，才能有更多時間專注在真正重要的事情上。未來的你，一定會感謝現在努力記錄與整理的自己！
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