【居久屋課程筆記】還在熬夜手刻文案？：學員看到想哭，到底是什麼神技降臨？

構建辦公三件套：Google 文件與 Gemini 的深度整合

在日常教學與專案規劃的過程中，我始終致力於打造一套高效率的辦公流程。繼上個月深入探討 Google 簡報與 AI 的應用後，這次我們聚焦於 Google 文件加上 Gemini 的強大整合能力。對於長期依賴文書處理工具的專業工作者而言，很多人習慣將 Google 文件當作單純的筆記本，卻未曾發掘其與生成式 AI 結合後帶來的革命性變化。透過這套系統化的流程，我們能夠在最短時間內，將零散的構想轉化為具備專業排版與視覺素材的專案手冊。

快速啟動與環境建置：解鎖實驗計畫

要展開高效率的寫作流程，掌握快捷路徑是關鍵的第一步。我平時建立空白文件最快的方式，便是在瀏覽器網址列直接輸入 DOCS.new，即可瞬間新增一份全新的 Google 文件。接著，必須確認操作介面右上角是否出現了 Gemini 的圖示，或是下方是否具備專屬的詢問框。若目前使用的是免費版帳號且尚未看見這些功能，則需要主動加入 Google Workspace 的實驗計畫（Workspace Experience）。完成加入後，便能在工具選單中看見相關的設定選項，確保你的文件環境具備完整的 AI 協同作業能力。

從構思到架構：利用 Gemini 形塑專案文本

在進入文件排版之前，文本的前期發想與結構建立至關重要。以「校園視力保健與護眼專案」為例，我先在 Gemini 對話介面中設定角色為健康管理師，並透過精確的提示詞逐步產出五大保健重點表格、條列式檢核表、宣傳文宣以及常見問答 QA。當所有零散的素材備齊後，我下達統整指令，要求 AI 依據指定的大綱階層（標題一為主題、標題二為單元）整理成完整的專案手冊架構，並額外標註各區塊的建議配圖說明。確認整體內容無誤後，直接點選下方的「匯出至文件」功能，無縫將所有產出轉移到 Google 文件中進行進階編輯。

建立專業排版基礎：文件格式的標準化調整

從 AI 匯出的內容雖然架構完整，但在視覺排版上往往存在行距過密或夾帶多餘代碼等問題，因此必須執行標準化的格式整理。我的標準作業流程是：首先，將文件名稱由預設的提示詞改為正式主題名稱。接著，按下 Ctrl + A 全選內文，並使用快捷鍵 Ctrl + \ 快速清除所有格式，消除 AI 產生的多餘間距。隨後，進入「行距及段落間距」工具，將行距設為 1.15 並啟用「加寬段落後的行距」，拉開段落空間以提升閱讀舒適度。最後，將基底字型調整至適中的 12 點，並點選「更新一般文字以符合選項」，使全篇樣式統一規範。

精準文本潤修：AI 驅動的局部微調與格式重構

進入正式的編輯階段，Google 文件內建的 Gemini 提供了極為靈活的單點編修功能。以往若對生成內容不滿意，往往需要重新下指令重跑整篇文本；現在只需將目標段落反白，點選「修正」按鈕，即可直接進行改寫（潤稿），系統會清楚標示出刪改歷程供使用者確認。此外，展開「更多」選單還能自由選擇精簡文字、詳細敘述或是轉換為「比較正式」的語氣。甚至面對格式轉換，例如將條列式的檢核表轉化為表格，也只需選取文字並輸入提示詞「改成表格」，AI 便會自動重構排版，省去手動繪製表格與複製貼上的繁瑣時間。

圖文並茂的終極整合：內建繪圖、風格調整與局部編輯

除了文字處理，這套工具最令人驚豔的突破在於直接於文件內部實現視覺生成與編輯。選取先前由 AI 規劃的「配圖建議」段落，在修正選單中點選「繪圖」，系統便會自動分析語意並生成相符的圖像。生成後的圖片亦可進一步展開編輯：我們可以下達指令將預設的 1:1 比例展開為橫式構圖，或是要求將視覺轉換為可愛漫畫風。若進一步將介面語系暫時切換為英文版，還能結合類似 Google Pics 的強大影像編輯機制，直接對圖片中的特定物件或文字進行標記、消除與重繪，無須在多款外部繪圖軟體之間反覆切換，真正實現了全流程在單一文件內閉環完成的高效作業體驗。

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