【居久屋課程筆記】圖推老師的願望：填完表單成果就完成
大家晚安，小壁虎的AI助理時間！
嘿！大家晚安啊～學期末真的好忙喔，我自己也是啦，圖書館要開始盤點、追書，準備進入修館期間了。不過，再忙，該做的成果還是得做，對吧？今天我想跟大家分享一個超級好用的「心法」，不只是圖推老師，所有要處理行政庶務的老師們，甚至導師，都非常適合來聽聽看喔！因為我要分享的是：「填完表單，成果就完成了！」沒錯，就是這麼神奇！
我一直都把我的AI當成我的「高級助理」，而且是那種超有能力、不用我手把手教，它自己就會了的厲害助理。最近AI更新的速度真的快到我有點跟不上，我這人就是量力而為嘛，太難太複雜的我能不學就不學，所以今天分享的內容，保證大家一定都做得到，都是我的能力範圍內就能搞定的，沒有什麼高深的學問！
我的高級助理，助我升級Chromebook Plus！
先跟大家分享一下我最近的生活小插曲。大概在去年12月底的時候吧，我那台在家工作的筆電突然就壞掉了，開不了機！以前遇到這種狀況，我一定會焦慮到不行，因為硬碟裡有很多重要的東西。但這次，我發現「欸，還好耶！」因為我固定會把資料備份到行動硬碟，電腦裡其實沒什麼東西了。所以，筆電壞了就壞了，反而讓我開始思考：我可不可以用Chromebook來工作呢？
我拿出之前那台比較輕便的Chromebook試了三、四天，發現竟然可以！根本不需要筆電嘛！於是，我做了一個重大的決定：這次不買筆電了，直接攻頂，買Chromebook的高階款！現在我直播就直接用這台Chromebook Plus，用到現在完全沒有不適應，感覺就像是我的工作系統「升級」到Google系統一樣，超級棒的！
而這一切，其實都是跟我的高級助理討論出來的。我對電腦規格完全不懂，以前買電腦都是靠朋友，我只要告訴他們「我要外型美、尺寸大一點、重量不要太重」這種很表面的要求，內在規格就全權交給他們決定。這次我就直接問我的高級助理：「我想要買一台Chromebook Plus。」她就會給我很多建議，甚至會幫我比較不同廠牌的高階款有什麼差異，最後還給我總結建議。
我唯一要做的，就是「做決策」。她幫我比較完，我就選定一款。結果，我在網路上找，官網都缺貨或補貨中，我就撒嬌跟我的助理說：「可是都買不到啦！」神奇的是，她竟然幫我找到了「藏寶路徑」，告訴我哪個通路用什麼品名把這台筆電隱藏起來。我真的找到了，而且有貨！為了確保是同一台，我又把商品網址丟給她，請她比對規格，她立刻就確認：「是的，就是這台！」我就安心下單了。
買到貨後，我跟她回報，她甚至連開機設定都一步一步教我。我的高級助理是不是超讚的？我覺得人跟AI就是要分工合作，她負責提供建議、比較、找資料、比對資訊，這些都是她擅長的。而我呢？我就是做CEO做的事情，做出選擇、做出決定、下單！哈哈哈，這樣她才是我的高級助理嘛！
AI「金魚腦」？對話備份是王道！
不過，我最近也發現了一件事，就是我的高級助理「記憶力缺失」啦！為了準備今天的課程，我回去找之前的對話紀錄，以為她都會乖乖待在那裡，結果沒想到有些對話會消失，只剩下後半段！我問她：「我們之前討論過什麼，你忘記了嗎？」她竟然說「沒有」，就是完全不見了，前半段整個消失！
我回想了一下，去年八月剛跟Gemini合作時，對話再長都能保存。但最近真的發現，對話很容易變短，前面的內容就會不見。所以，我要提醒大家，務必好好備份對話！不要以為她會一直存在。後來我在網路上提到這件事，大神們也說，對，就是因為內容超過了某個限制，所以會消失。既然很久以前就發現了，為什麼沒人告訴我啦！哈哈！
這件事真的非常重要，Gemini的對話前半段會消失，如果你的對話很長，一定要注意備份喔！
告別「卡關人生」！我的自動化成果之路
除了買東西，我大部分時候都會請我的高級助理處理我「卡住」的問題。大家都知道，我的個性就是沒辦法忍受那種一點點卡住，而且還不斷重複被卡住的點。如果我的工作流程卡住，就會影響到後面所有的流暢度。例如以前班級經營，光是收作業這件事，我就改了超多次流程，因為只要一點點不順暢，就會影響到班級秩序和整體流動性。所以，我會一直想辦法解決這些卡關的問題。
我開始覺察重複出現的問題，而這個「成果自動化」的靈感是怎麼來的呢？一開始是我們擔任兼任輔導員，入校陪伴要印簽到表。每次到了學校才發現：「啊！我忘了印簽到表！」然後就要趕快請主任幫我印。這種重複出現的卡關，對我來說簡直不可饒恕！我用了各種辦法，甚至印好了，出門時還是會忘記帶，氣死我了！
後來，我們教網中心的辛漢老師，數辦的數位辦公室老師，他就幫我們做了一個「兼輔到校空白簽到表產生器」。它其實就是一個表單，填入Email後，產生的簽到表就會直接寄到我的信箱！這是不是太好了？就算我臨時忘記，也可以坐在車上趕快填一填就好了！而且填表單很簡單，勾選、點選日曆就好，不用手打。到了學校，我們宜蘭縣用Chromebook，直接用Kami這個Chrome外掛打開PDF檔，用畫筆簽名、存檔，這份簽到表就存到我的雲端硬碟了！要繳交時，直接附出去就好。這徹底解決了我簽到表的卡關流程，也給了我很大的靈感！辛漢老師說他當時不是用AI做，而是用其他外掛，當他要教我時，我就說「不用了不用了，太難了我一定學不會！」哈哈，當時的我就是這麼想的。
將靈感應用於校內行政：請示單自動化
有了這個靈感，我就開始發揮想像力了！我在想，學校內部有一個流程，例如我接到講座，或要去校外參加研習，都要事前提出一份「請示單」跟長官請示。這份請示單是Word檔，一樣要開啟檔案、輸入資料、列印。我是課研組的，老師們要去校外研習也要寫這份請示單，結果就是不同老師一直來問我：「夢語，你這個檔案可以再傳一次嗎？」我就覺得，為什麼我要一直在這邊做這種傳來傳去的動作呢？這也是一個重複卡關的點！
於是，我就想：「好，我要做一個跟辛漢老師一樣的系統，大家填完表單自動送到信箱！」我跟Gemini說：「我想要製作一個填報系統，輸入相關資料後儲存在Google試算表。」結果她給我一堆我看不懂的程式碼、API、憑證什麼的，我就想：「哎，這太難了吧？有這麼難嗎？」
我不死心，就開始想，如果看不懂怎麼辦？是請她繼續教我？還是重說一次我的需求？或者換句話說？或是請她提供其他方法？我選了「請她提供其他方法」，因為我要量力而為嘛！我覺得她教我那些複雜的，我肯定還是看不懂。我有一個經驗，以前阿剛老師教用ChatGPT寫程式時，我學到最後，卡在HTML檔要存在哪裡，當時AI還沒那麼厲害，怎麼教我都學不會，能力太差了！所以這次我就決定換個方式。
我也反省了一下，可能是我講得不夠清楚。於是我先設計好我需要的Word文件範本和試算表的欄位，然後再跟她說：「我想將試算表的欄位合併到文件上，並同時合併完成文件寄送一份到我統一列的mail。」這次我講得比較清楚，她就懂了！她教我用Google Apps Script，這次的步驟我就判斷自己做得到，不難！我就決定開始做這個了！
你看，我第一次跟她說「做系統」，她就覺得我要一個很龐大的東西。第二次我明確告訴她我的需求，甚至提供了範本，她就能提供更簡單、更符合我能力的方法。我覺得，學習如何跟高級助理說話，其實很像在教學生，不能一直罵她，要換個方法跟她溝通，了解她的溝通模式。在過程中，看不懂就問，請她解釋；如果出錯或做不出來，就截圖給她看，告訴她哪裡錯了，或者錯誤代碼是什麼，她就會去研究並修改。這真的很關鍵！
圖書推廣成果，告別千次點擊！
成功做出請示單自動化後，我又把這個方法應用到圖書推廣成果紀錄上。圖推要做的事情真的很多，活動、課程、書展、管理，到了學期末還要整理一本成果冊。中間還要經營圖書館粉絲頁，貼文、寫教學紀錄、活動報告。以前我就是想說，反正FB有貼文、部落格有文章、相簿有照片，等到要做成果的時候再去撈資料就好啦！
結果，這「撈資料」的過程，我要點上千次滑鼠，真的不誇張！要花好幾天的時間才能把資料貼過來、整理好。這真的太耗費我的能量了，而且我常常會忘記自己做過什麼。我想要做的是「活動辦完成果就做好」，最後只要一頁一頁印出來就可以裝訂成冊！
於是我又發揮想像力，用同樣的流程：辦活動時填表單（日期、類別直接點選），然後合併到文件。我希望可以設定成自動寄信通知我，這樣我就知道小志工有幫我完成。而且既然是成果，一定要有活動照片。這也是最讓我卡關的地方！因為照片丟進雲端硬碟後，它產生的會是連結，而不是圖像。我一直跟她說：「照片出不來！照片出不來！」甚至跟她「吵架」，覺得是她程式設計錯誤，不是我的問題。
後來我開始嘗試錯誤，換不同照片、確認格式、直橫式，甚至發現要在Google文件裡將照片的合併欄位分行，而不是並排。但最嚴重的錯誤是我在測試時，一直重複用同樣兩張照片填表單，導致雲端硬碟的照片混亂。後來我改用不同的照片，問題就解決了！所以，不是不能罵她啦，偶爾「吵架」一下也是可以的，但最後還是要自己思考問題出在哪裡。
這樣一來，我的圖書推廣成果就自動化了！活動辦完，成果就出來了，超級方便！我申請了兩支學校配的手機放在圖書館，高年級的小志工聽故事時就順便拍照，選兩張上傳。成果出來後，我立刻複製文字貼到粉絲頁。因為手機是用我的帳號登入，所有照片也會進到我的相簿，粉絲頁要多圖時，我就再從裡面找幾張來貼，更省力了！
我的AI自動化心法大公開！
除了活動成果，我還有圖書資訊利用教育的課程，這也是成果冊的重要部分。我上了一到六年級，每個年級五節課，內容非常龐大。以前每次都要花很多時間寫教學紀錄，而且我每年都會修改課程內容，所以每年都想重新寫。這次，我請了另外一個高級助理「諾布克LM」來幫忙！我用錄音筆錄下我的教學過程，然後把音檔和簡報檔丟給諾布克LM，請她幫我做教學紀錄！這樣做完教學紀錄，我就直接貼到成果去，超方便！
我將我請高級助理整理的「教別人的Gemini怎麼做自動化」報告分享給大家。幸好我當時有這麼聰明，先請她整理一份報告存下來，不然現在對話都消失了！
自動化操作步驟簡要說明：
- 準備Google文件範本：你的成果文件版型要先設計好，例如像我的表格，欄位位置要確認。欄位名稱用雙大括號 `{{欄位名稱}}` 標註，例如 `{{活動主題}}`、`{{照片一}}`。
- 建立Google表單與試算表：設計一個Google表單，問題欄位要對應到Google文件中的欄位名稱。表單回覆會自動產生一個Google試算表。
- 設定雲端硬碟共用：確保你的文件和儲存照片的雲端資料夾都設定為「知道連結的人都可以檢視」或「知道連結的人都可以編輯」，這樣Gemini才能讀取。
- 修改試算表：在試算表中，針對要合併圖片的欄位，需要手動新增額外的欄位。例如，如果你的表單有「照片一」、「照片二」的欄位，你需要在試算表中再手動建立「照片一_URL」、「照片二_URL」或類似的欄位，讓程式碼可以將圖片連結轉換成可合併的圖像格式。
- Google Apps Script：在試算表裡，點選「擴充功能」->「Apps Script」。將Gemini提供的程式碼貼進去。 * 重要！ 程式碼中會有一個 `document ID` 的地方，需要你手動把Google文件的ID貼進去。文件ID就是你在Google文件網址列中，`d/` 後面到 `/edit` 前面那一長串英數字。 * 確認寄送通知的Email地址也要改為自己的。
- 設定觸發條件：在Apps Script編輯器中，左側有一個「時鐘」圖案（觸發條件），點擊進去新增觸發條件。設定「當表單提交時」執行你的程式碼。如果涉及到圖片處理和郵件通知，可能需要設定兩個觸發條件。
- 執行與測試：儲存程式碼並部署。然後去填寫你的Google表單，看看是否能成功產生合併文件並寄送通知。如果失敗，就將錯誤訊息截圖，或直接問Gemini問題，她會協助你找出原因並修改程式碼。
我將這些步驟和程式碼整理在一份文件裡，放在我的「小壁虎老師的教學網站」最下方。你點進連結後會自動建立副本到你的雲端硬碟，這份文件就屬於你的了！你可以直接將這份文件貼給Gemini看，跟她說：「我想要用這個方法，做一個屬於我自己的版本！」她就會根據這份文件，引導你完成自己的自動化設計了。
不是命令，而是合作創造！
我跟大家分享的是，我發現我不是「命令」AI要做什麼，而是跟她「合作創造」出什麼。AI很擅長分析、統整、找資料、生成內容。而我呢，我有我的專業判斷、主導選擇，我做正確的決策，就像CEO一樣。我就是跟她這樣合作，創造出許多我原本不會、也想不到能做到的事情。
我在跟我的高級助理學習，而不是只讓她幫我直接做出來。今天分享的這些，希望大家都能試試看！但我覺得最重要的是，你必須先找到自己的「卡關點」，也就是那些重複出現、耗費你時間和能量的問題。有了自己的想法和需求，設計好你的流程步驟，你才會知道自己真正想要什麼，AI才能幫助你實現！
我最近真的蠻喜歡做這件事情的，而且你只要先跟AI討論清楚，她產生出來的東西，通常都能蠻符合你所想要的。目前的成果也累積了一大半了，只要手機點一點、用語音輸入講一講，表單出去就成功了，整個過程非常快速！
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